Archivierung

Archivierungspflicht für Unternehmen

Als Unternehmer gelten strenge Regeln zur Aufbewahrungspflicht für E-Mails: die vom Bundesfinanzministerium Ende 2014 veröffentlichten Grundsätze (GoBD) definieren Maßnahmen zur Archivierung der E-Mails.
Mit der SaaS Web Archivierungslösung mieten Sie die Dienstleistung und können Ihrem Kerngeschäft nachgehen ohne weitere Aufwände. Eine On Premise Lösung bedeutet, dass Sie die Hardware selbst einkaufen und einrichten müssen und diese gegen Schäden absichern (Redundante Speichermedien) bzw. den Austausch im Schadensfall durchführen (eine marktübliche Festplatte hat meistens eine Garantie für 3-5 Jahre, die gesetzliche Aufbewahrungsdauer liegt bei 6-10 Jahren).

Die Features im Detail

  • Revisionssicher archivieren

    Die in das Archiv abgelegten E-Mails werden komprimiert, verschlüsselt und mittels Zeitstempel markiert; die archivierten E-Mails werden gegen Veränderung und Löschung gesichert.

  • SSL Verbindung und Verschlüsselung

    Sowohl die Übertragung vom Mailserver zum Archiv als auch die Browser-Verbindung vom Nutzer der Weboberfläche (für die Durchsuchung des Archivs) sind SSL verschlüsselt. Die Mails selbst im Archiv werden verschlüsselt abgelegt.

  • Abrufen über Weboberfläche

    Eine gut gestaltete Weboberfläche steht Ihnen zur Verfügung um archivierte E-Mails abzurufen. Eine performante Volltextsuche hilft Ihnen dabei gesuchte E-Mails schnell zu finden. Optional lässt sich der Zugriff per VPN einschränken.

  • Nutzerverwaltung

    Jeder Nutzer kann lediglich seine E-Mails einsehen. Es gibt jedoch die Möglichkeit bestimmten Usern auch Einsicht in weitere Archive zu geben bzw. auch Admins, die selbst andere Nutzer verwalten können.

  • Indexierung der Anhänge

    Gängige Dateitypen wie Word oder Pdf werden gescannt und die Inhalte indexiert, sodass diese mittels der performanten Suchengine in der Weboberfläche auch einfach wieder gefunden werden können.

  • Datenschutz

    Mittels dedizierten Zugängen und Passwörtern wird die Einsicht in fremde Kommunikation verhindert. Natürlich sind weitere organisatorische Maßnahmen notwendig um den Datenschutz zu gewährleisten.